GESTÃO DE PROCESSOS: 3 dicas de como reter o conhecimento organizacional

Publicado em: 19/03/2018

O cenário mercadológico vem nos trazendo notícias que podem preocupar muitos gestores no que se refere a gerenciar sua equipe e seus processos. Uma pesquisa realizada em 2013 pelo CPDV – Centro de Desenvolvimento do Profissional de Vendas do Rio de Janeiro, com 1800 profissionais brasileiros entre 18 e 30 anos de idade, apresentou um dado inquietante: mais de 61% dos profissionais da “Geração Y” permaneceram menos de 1 ano em seus empregos.

O fenômeno da alta evasão dos cargos trabalhistas pode ser explicado, dentre outros motivos, pela ascensão desta nova geração e pelo surgimento de novas oportunidades no mercado. A combinação desses dois fatores tem gerado muita dor de cabeça para as empresas quando a questão é rotatividade de colaboradores.

E o resultado pode ser desastroso, já que algumas empresas não estão preparadas para lidar com os reflexos do turnover. Com o desligamento, alguns colaboradores acabam levando consigo o conhecimento dos processos que executavam, incluindo o histórico e os “macetes”, frequentemente utilizados como apoio na execução das atividades. Com a ausência de registros adequados, todo esse conhecimento acaba perdido. Isso ocorre pelo fato do capital intelectual está ligado diretamente às informações e conhecimentos que se incorporam nas organizações por meio dos indivíduos. Assim, o capital intelectual alcança tamanha relevância por compor uma nova espécie de ativo.

Para piorar a situação, a seleção de novos candidatos para o preenchimento das vagas existentes é uma tarefa cada vez mais difícil, sem considerar os colaboradores que entram de férias e levam consigo o conhecimento de suas funções. Algumas áreas sofrem um verdadeiro “blackout de mão de obra”, e a obtenção de um candidato qualificado para a função pode levar um período de tempo significativo. Quando a empresa não está preparada, esse lapso temporal pode gerar sérios problemas internos, afetando inclusive processos de negócio que tocam diretamente o cliente.

Como a gestão de processos pode ajudar a absorver esses impactos?

1. Estruturação dos processos da empresa

Um dos aspectos positivos de estruturar os processos da empresa disciplinar sua empresa para reter o conhecimento organizacional, compartilhar-conhecimento com a documentação e padronização dos métodos e atividades de trabalho, através de desenho e detalhamento dos pontos críticos do processo. Além do registro formal do conhecimento, tal iniciativa abre espaço para discussões importantes sobre como melhorar os processos e inovar nos métodos de execução.

O envolvimento dos colaboradores relacionados aos processos e a realização de treinamentos que abordam os detalhes operacionais permitem a disseminação do conhecimento e reduzem o tempo de adaptação de novos contratados em suas responsabilidades laborais.

2. Gerenciar os processos de compartilhamento e disseminação do conhecimento

Nesse contexto tão importante quanto reconhecer esse novo ativo é estruturar o compartilhamento e a disseminação do conhecimento de forma a melhorar a performance quanto aos resultados, a compreensão e o desenvolvimento de soluções frente aos problemas que surgem durante o desempenho das atividades e, a disseminação do conhecimento por todas as pessoas que fazem parte do ambiente da organização.

3. Reter o conhecimento organizacional e ter capacidade para replicar

Implementar a gestão do conhecimento no meio corporativo visa buscar pela primazia da qualidade na comunicação interna e na disseminação de todo e qualquer conhecimento e informação entre todas as pessoas que direta, ou, indiretamente estão envolvidos em determinada atividade.
Uma alternativa ao alastramento da gestão do conhecimento na organização é através da criação e implantação do gerenciamento de processos, que não só dissemina o conhecimento, como também o retém internamente, de modo que pode ser colocado à disposição, inclusive, de novos colaboradores, sem afetar no resultado das atividades desempenhadas.

A implementação do gerenciamento de processos possibilita inúmeros ganhos. De acordo com a Gartner empresas que implantam metodologias para gerenciar os seus processos, chegam a uma redução de até 20% de seus custos operacionais, logo no primeiro ano.

A interação, compartilhamento e o uso do conhecimento de forma a organizar as informações relacionando-as aos seus processos correspondentes, pode auxiliar na manutenção da sua qualidade, diminuir indicadores de retrabalho, consequentemente melhorando a experiência do seu cliente.

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